1. 会议要做什么准备？桌椅、名牌、茶水

湖南会议策划公司表示，桌椅是会议中最基本的设备，桌椅的摆放也有很多种，可以根据需要选择。例如报告型，适合参加会议的人数较多的情况；圆桌型，适合人少的场合。

同时，湖南会议策划公司为了引导入座，还需要制作名牌，近几年，为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，许多会议策划公司开始使用桌面智能终端，可重复使用，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

同时，为了安抚先到的与会人，会议策划公司需要及时准备茶水，在会议开始前放松与会者的心情。

2. 会议要做什么准备？签到簿、名册、会议议程

在一整场会议中，湖南会议策划公司准备的签到簿的作用不仅仅是作为现场签到用，也是为了后期统计到场率的关键，并且可以通过签到簿了解未到场的人员，并及时通知。会议议程可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3. 会议要做什么准备？白板、笔

在需要现场讲解的时候，有时需要准备白板和笔，虽然传统但是还是很受欢迎的，因此，在会议中，湖南会议策划公司会将白板、笔等文具备好。

4. 会议要做什么准备？各种视听器材

在召开会议前，湖南会议策划公司必须先检查各种视听设备是否能正常使用，包括投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔等。

5. 会议要做什么准备？资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。